Cara Membeli Mesin Fotocopy

Setiap kantor membutuhkan mesin fotokopi, dan sering menghabiskan banyak uang untuk memperolehnya. Lakukan penelitian menyeluruh, dan baca perjanjian sewa dan layanan dengan cermat sebelum Anda menandatanganinya. Mesin fotokopi yang lebih mahal atau bahkan berkualitas tinggi belum tentu merupakan pilihan terbaik untuk kantor Anda.

Memilih Model

Memilih Model
Beli model desktop untuk kantor rumah. Jika Anda membeli mesin fotokopi untuk digunakan di rumah, atau untuk bisnis yang menghasilkan kurang dari 700 salinan per bulan, beli model desktop. Ini jauh lebih murah dan lebih sederhana daripada perangkat besar yang berdiri. Sisa informasi dalam artikel ini berfokus pada kebutuhan kantor yang lebih besar.
  • Mesin fotokopi / printer / pemindai laser biasanya berharga antara $ 150 USD (hanya hitam dan putih) dan $ 500 USD (cepat, kualitas warna). [1] X Sumber penelitian
  • Mesin fotokopi inkjet dapat berharga hanya $ 60, bahkan untuk mesin fotokopi berwarna. Namun, biayanya dua atau tiga kali lipat untuk dioperasikan dengan mesin fotokopi laser. Berharap untuk membayar 20 sen per halaman hitam dan putih.
Memilih Model
Ketahui dasar-dasarnya. Meskipun masih ada beberapa jenis mesin fotokopi di pasaran, sebagian besar bisnis tidak akan kesulitan memilih opsi mana yang mereka butuhkan:
  • Mesin fotokopi laser lebih cepat dan lebih murah untuk beroperasi dalam jangka panjang. Mesin fotokopi inkjet tidak direkomendasikan untuk bisnis. [2] X Sumber penelitian
  • Mesin fotokopi digital jauh lebih nyaman dan umum daripada mesin fotokopi analog lama.
  • Mesin fotokopi warna secara signifikan lebih mahal dan kerusakan lebih sering daripada mesin fotokopi hitam dan putih. Jika Anda hanya membutuhkan dokumen warna sesekali, pertimbangkan mesin fotokopi hibrida yang lebih murah.
Memilih Model
Pertimbangkan perangkat multifungsi. Hampir setiap mesin fotokopi modern juga merupakan printer, dan beberapa dapat memindai atau mengirim dokumen faks juga. Timbang pro dan kontra dari "perangkat multifungsi" tunggal versus mesin fotokopi sederhana dan mesin tambahan:
  • Satu perangkat biasanya lebih murah daripada mesin terpisah, dengan asumsi Anda membutuhkan setiap fungsi.
  • Menggunakan beberapa mesin mengurangi dampak kerusakan.
  • Kantor besar harus menggunakan banyak mesin, untuk menghindari waktu menunggu satu mesin.
Memilih Model
Perkirakan volume salinan bulanan yang murah hati. Menyesuaikan mesin fotokopi dengan kebutuhan Anda akan menghemat uang, menghindari penundaan, dan bahkan mengurangi frekuensi kegagalan fungsi. Selesaikan langkah penting ini sebagai berikut:
  • Lihat catatan penyalinan Anda, lebih disukai selama 6-12 bulan terakhir. Jika Anda tidak memilikinya, tanyakan kepada petugas fotokopi mesin fotokopi saat ini untuk salinan faktur sebelumnya. Ini harus termasuk jumlah salinan yang dibuat.
  • Temukan jumlah rata-rata salinan yang dibuat per bulan.
  • Lipat gandakan dengan 1.2 agar aman, atau hingga 1.5 jika estimasi Anda tidak pasti. Ini memberikan penyangga terhadap lonjakan yang digunakan, dan terhadap iklan yang menyesatkan. Cari mesin fotokopi dengan volume bulanan sedikit lebih tinggi dari angka yang Anda hitung.
Memilih Model
Lihatlah kecepatan mesin fotokopi. Periksa kecepatan pencetakan - tetapi jangan menganggap bahwa lebih cepat lebih baik. Mesin fotokopi yang duduk untuk waktu yang lama di antara pekerjaan cenderung memiliki lebih banyak kegagalan fungsi. Mencapai keseimbangan antara waktu menunggu dan kesehatan mesin fotokopi dengan pedoman industri kasar ini: [3]
  • 11–20 halaman per menit ("Segmen 1"): Disarankan untuk kantor rumahan atau kantor yang sangat kecil.
  • 21–30 ppm (S2): Sebagian besar kantor kecil dengan 6.000 salinan sebulan atau kurang. Ingat, kecepatan "lambat" ini masih satu halaman setiap dua atau tiga detik.
  • 31-44 ppm (S3): Kantor kecil hingga menengah (hingga 12.000 kopi sebulan). Gunakan segmen ini atau lebih tinggi jika Anda perlu menghubungkan mesin fotokopi ke jaringan kantor.
  • 45-69 ppm (S4): Kantor berukuran sedang hingga besar. Biasanya hanya diperlukan untuk firma hukum, firma akuntansi, dan kantor lainnya dengan puncak penyalinan tinggi dan penggunaan konstan dan berat.
  • 70–90 ppm (S5): Kantor dengan persyaratan penyalinan yang ekstrem, atau yang membutuhkan persewaan sementara untuk proses pencetakan.
Memilih Model
Informasi penelitian finisher. Kebanyakan mesin fotokopi kantor secara otomatis mengurutkan dokumen multi-halaman. Fitur tambahan mungkin datang dengan mesin fotokopi atau dalam unit "finisher" tambahan. Selidiki hal-hal berikut:
  • Jumlah sampah (berapa banyak dokumen berbeda yang dapat diurutkan sekaligus)
  • Kapasitas setiap nampan (berapa banyak halaman selesai yang dapat disimpan)
  • Apakah bisa secara otomatis menjepit atau melubangi dokumen? Ini mungkin penting untuk kantor dengan cetakan dokumen multi-halaman yang tinggi.
Memilih Model
Selesaikan riset Anda. Sebelum Anda membuat keputusan akhir, periksa hal-hal berikut:
  • Apakah mesin fotokopi mendukung duplexing (kemampuan mencetak pada kedua sisi halaman)?
  • Seberapa banyak mesin fotokopi dapat mengurangi atau memperbesar dokumen?
  • Jika Anda menggunakan ukuran kertas non-standar, apakah mesin fotokopi mendukungnya?
  • Sebagian besar mesin fotokopi warna berkualitas tinggi dilengkapi dengan Raster Image Processor (RIP) bawaan. [4] X Sumber penelitian Jika milik Anda tidak, Anda mungkin perlu membeli RIP eksternal.
  • Apa waktu penyalinan pertama (jumlah waktu untuk mencetak salinan pertama)? Jika kantor Anda biasanya membuat hanya satu salinan, ini adalah statistik penting.

Perjanjian Pembelian dan Layanan

Perjanjian Pembelian dan Layanan
Sewa mesin fotokopi untuk penggunaan jangka pendek. Perjanjian sewa sangat mudah: Anda membayar jumlah tertentu setiap bulan, lalu mengembalikan mesin fotokopi setelah selesai. Ini adalah nilai terburuk untuk uang Anda, jadi biasanya diperuntukkan bagi perusahaan dengan lonjakan mendadak dalam persyaratan salinan.
  • Hindari perjanjian sewa yang rumit dengan biaya tambahan. Anda harus dapat menemukan layanan dengan biaya tetap dan tanpa komplikasi.
Perjanjian Pembelian dan Layanan
Beli mesin fotokopi langsung jika terjangkau. Ini membutuhkan uang paling banyak pada saat pembelian. Anda harus yakin bahwa Anda akan menggunakan mesin fotokopi ini selama lebih dari beberapa tahun. Jika Anda memiliki dana, ada dua keuntungan utama dari taktik ini:
  • Anda mungkin dapat menghapus biaya dalam satu tahun pajak, yang dapat memberi Anda keuntungan finansial jangka pendek. [5] X Sumber penelitian Konsultasikan dengan pengacara pajak setempat.
  • Anda tidak akan terjebak dalam perjanjian sewa, yang dapat menghemat sedikit uang jika Anda akhirnya mengganti mesin fotokopi nanti.
Perjanjian Pembelian dan Layanan
Pertimbangkan untuk membeli mesin fotokopi bekas. Mesin fotokopi bekas biasanya sekitar 1/5 dari harga yang baru. Jika Anda memulai bisnis baru dan tidak tahu berapa volume salinan Anda, ini adalah investasi dengan risiko terendah. Mintalah "jumlah salinan" mesin fotokopi, atau jumlah salinan yang dicetak. Printer berkualitas tinggi dengan kecepatan 45+ halaman per menit mungkin bagus untuk 15 atau 20 juta kopi. Printer yang lebih lambat, lebih tua, atau lebih rendah dapat menurun setelah 1-5 juta.
Perjanjian Pembelian dan Layanan
Baca perjanjian sewa dengan cermat. Leasing adalah jalan tengah yang umum antara membeli dan menyewa. Anda membayar biaya bulanan untuk menggunakan mesin fotokopi selama satu hingga lima tahun. Pada akhir waktu ini, Anda memiliki opsi untuk membelinya secara permanen. Sewa sangat sulit untuk lepas begitu ditandatangani, jadi bacalah dengan seksama. [6]
  • Sewa Nilai Pasar Wajar (FMV) biasanya menelan biaya $ 100 USD hingga $ 650 USD setiap bulan, tergantung pada kualitas mesin fotokopi. Setelah selesai, bank menetapkan harga untuk mesin fotokopi berdasarkan nilai pasar saat ini.
  • Sewa $ 1 Keluar memungkinkan Anda membeli mesin fotokopi untuk US $ 1 pada akhir sewa. Ini pada dasarnya adalah pembelian secara angsuran, dengan biaya bulanan yang lebih tinggi.
  • Jika Anda adalah bisnis baru, pemilik mungkin perlu menandatangani jaminan pribadi. Ini berarti pemilik harus membayar biaya sewa jika tidak bisa.
Perjanjian Pembelian dan Layanan
Dapatkan perjanjian servis terpisah. Untuk menghemat uang, tinggal jauh dari paket sewa + layanan penawaran. Alih-alih, sewalah perusahaan lain untuk menjaga agar mesin fotokopi Anda tetap ada dan diperbaiki. Tinjau perjanjian layanan untuk informasi berikut:
  • Temukan biaya layanan per salinan. Lipat gandakan ini dengan volume salinan bulanan Anda untuk menemukan biaya bulanan.
  • Cari biaya bulanan minimum. Selama bulan-bulan yang lambat, Anda mungkin membayar biaya ini alih-alih layanan per salinan. Perkirakan biaya tambahan berdasarkan dua belas bulan terakhir dari volume salinan.
  • Idealnya, cari waktu respons maksimum empat jam untuk perbaikan darurat.
  • Jika kantor Anda beroperasi di luar jam kerja normal, pastikan perbaikan darurat ditanggung pada saat-saat itu.
Mesin fotokopi apa yang terbaik untuk bermain game 1080p?
Saya pribadi telah menemukan bahwa Printer Multi-fungsi Xerox Workcentre 3655 Laser paling cocok untuk saya di Runescape dan game Fallout asli. Tetapi jika itu terlalu banyak untuk Anda, saya sarankan Xerox atau mesin fotokopi Canon lainnya.
Beli dari perusahaan mapan dan tepercaya. Cari testimonial dan ulasan dari pihak ketiga jika memungkinkan.
Minta staf TI untuk mengamankan koneksi jaringan printer dan memblokir akses tidak sah. [7]
gfotu.org © 2020